IA para tomar notas en reuniones: 7 herramientas esenciales en 2026
Usar una IA para tomar notas en reuniones es una de las formas más sencillas de ahorrar tiempo en el trabajo. En lugar de escribir mientras intentas prestar atención, la herramienta transcribe la conversación, resume lo importante, recoge las decisiones y te prepara la lista de tareas pendientes cuando termina la llamada.
En esta guía comparamos las opciones más interesantes en 2026: las funciones integradas en Google Meet, y herramientas especializadas como Otter, Fireflies, Fathom, tl;dv, Granola y Notion AI. Analizamos qué hace cada una, si funcionan en español, qué ofrecen gratis y qué conviene tener en cuenta sobre privacidad.
Respuesta rápida: si tus reuniones son en Google Meet y tienes un plan compatible, usa «Toma notas por mí» de Gemini, que ya está integrado. Si buscas la opción gratuita más generosa, Fathom permite grabar y transcribir sin límite. Si no quieres un bot en tus llamadas, Granola toma notas desde tu ordenador. Y si te preocupa el RGPD, tl;dv es una empresa europea con opciones de datos en la UE.
Índice de contenidos
Qué debe tener una buena IA para tomar notas en reuniones
Estos son los aspectos que más diferencian a unas herramientas de otras:
- Calidad en español: la transcripción y los resúmenes deben funcionar bien con acentos, nombres propios y vocabulario técnico.
- Plataformas compatibles: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y, a ser posible, reuniones presenciales.
- Con bot o sin bot: algunas herramientas se unen a la llamada como un participante más; otras graban el audio desde tu ordenador sin que nadie vea un asistente.
- Resúmenes útiles: no solo un texto largo, sino decisiones, próximos pasos y responsables.
- Integraciones: envío automático de las notas a Google Docs, Notion, Slack o tu CRM.
- Plan gratuito real: cuántas reuniones, minutos o resúmenes puedes hacer sin pagar.
- Privacidad y RGPD: dónde se guardan los datos y si se usan para entrenar modelos.
Las mejores IA para tomar notas en reuniones en 2026
Los precios indicados son los oficiales a noviembre de 2026, en dólares salvo que se indique lo contrario. Pueden variar en España, con impuestos, y cambian con frecuencia.
Google Meet con Gemini («Toma notas por mí»)
Si usas Google Workspace, no necesitas instalar nada: «Toma notas por mí» es una función de Gemini integrada en Google Meet.
Qué genera: un documento en Google Docs con un resumen de los temas tratados, las decisiones tomadas, los siguientes pasos y los responsables, además de detalles adicionales. El documento se guarda en Google Drive y se adjunta al evento de Google Calendar, y se puede compartir automáticamente con los invitados. En 2026 Google también la ha llevado a las reuniones presenciales.
Idiomas: funciona en español, además de inglés, francés, alemán, italiano, japonés, coreano y portugués. Solo admite un idioma por reunión.
Precio: requiere una edición de Google Workspace que incluya Gemini o un plan de IA de Google compatible. En cuentas de empresa o de centros educativos, el administrador debe activarla.
Para quién: equipos que ya trabajan con Google Meet y Google Workspace. Es la opción más cómoda porque no añade ninguna herramienta nueva.
Otter.ai
Otter es uno de los asistentes de notas más veteranos. Su asistente se une automáticamente a las reuniones de tu calendario en Zoom, Google Meet y Teams, y también puedes grabar reuniones presenciales desde su aplicación móvil.
Qué hace bien: transcripción en directo, resúmenes automáticos, un chat para preguntar sobre lo que se dijo en una o varias reuniones, y herramientas de colaboración como comentarios y destacados.
Idiomas: transcribe en inglés, español, francés, alemán, japonés y chino.
Plan gratuito: 300 minutos de transcripción al mes, con un máximo de 30 minutos por conversación. Es suficiente para probarlo, pero se queda corto para un uso profesional.
Planes de pago: Pro cuesta unos 8,33 dólares al mes con pago anual (16,99 con pago mensual) y Business unos 20 dólares al mes con pago anual. Tiene descuento para estudiantes y docentes.
Para quién: profesionales que necesitan transcripciones completas y buscar información en reuniones pasadas.
Fireflies.ai
Fireflies se une a tus llamadas como asistente y destaca por la cantidad de idiomas y de integraciones.
Qué hace bien: transcribe en más de 100 idiomas, genera resúmenes y tareas, y se conecta con decenas de aplicaciones, incluidos CRM como HubSpot o Salesforce. Muy usado en equipos de ventas.
Plan gratuito: incluye transcripción, pero con resúmenes de IA limitados, almacenamiento reducido y un tope de duración por grabación.
Planes de pago: Pro cuesta 10 dólares al mes con pago anual (unos 18 con pago mensual) y Business 19 dólares al mes con pago anual.
Para quién: equipos comerciales y empresas que quieren enviar automáticamente la información de las reuniones a otras herramientas.
Fathom
Fathom se ha hecho popular por tener uno de los planes gratuitos más generosos del sector.
Qué hace bien: graba, transcribe y resume las reuniones al instante, y permite crear clips de los momentos importantes para compartirlos. Funciona con Zoom, Google Meet y Microsoft Teams.
Plan gratuito: grabaciones y transcripciones ilimitadas, con resúmenes de IA. Algunas funciones avanzadas, como las tareas automáticas o las preguntas sobre todas tus reuniones, tienen un uso limitado.
Planes de pago: Premium cuesta unos 16 dólares al mes con pago anual (20 con pago mensual), y hay planes para equipos.
Para quién: autónomos y profesionales que quieren una herramienta completa sin pagar, o que quieren probar a fondo antes de decidir.
tl;dv
tl;dv es una empresa europea, con sede en Alemania, lo que la hace interesante para quien trabaja con clientes o datos en la Unión Europea.
Qué hace bien: graba reuniones de Google Meet, Zoom y Teams, transcribe en más de 30 idiomas, incluido el español, y genera notas e informes que pueden combinar información de varias reuniones. Según la empresa, cumple el RGPD, ofrece opciones de alojamiento de datos en la UE y no usa los datos de sus clientes para entrenar modelos.
Plan gratuito: reuniones y transcripciones ilimitadas, pero con un número reducido de notas de IA al mes.
Planes de pago: Pro cuesta unos 18 euros al mes con pago anual (29 con pago mensual) y Business unos 29 euros al mes con pago anual.
Para quién: empresas europeas y profesionales que priorizan la protección de datos.
Granola
Granola funciona de forma distinta: no envía ningún bot a la reunión. Se instala en tu ordenador (Mac o Windows) o en el iPhone y capta el audio directamente del dispositivo, por lo que funciona con cualquier plataforma de videollamadas.
Qué hace bien: combina tus propias notas rápidas con la transcripción para generar unas notas finales limpias y bien estructuradas. No guarda grabaciones de audio ni vídeo, solo texto.
Idiomas: en la versión de escritorio admite 10 idiomas, entre ellos el español.
Plan gratuito: reuniones ilimitadas, pero solo puedes ver las notas de los últimos 30 días.
Planes de pago: Business cuesta 14 dólares por usuario al mes.
Para quién: quien tiene muchas reuniones con clientes y prefiere que no aparezca un asistente en la llamada. Eso sí, sigue siendo tu responsabilidad avisar a los participantes de que se transcribe la reunión.
Notion AI
Si ya organizas tu trabajo en Notion, sus notas de reuniones con IA transcriben y resumen las llamadas directamente dentro de tus páginas, junto al resto de tus documentos y tareas.
Precio: la función completa está incluida en el plan Business, de unos 20 dólares por usuario al mes con pago anual. Los planes gratuito y Plus solo incluyen una prueba limitada de la IA.
Para quién: equipos que ya usan Notion como centro de trabajo y quieren tener las notas de las reuniones en el mismo sitio.
Comparativa de IA para tomar notas en reuniones
| Herramienta | ¿Bot en la llamada? | Español | Plan gratuito | Precio desde | Mejor para |
|---|---|---|---|---|---|
| Google Meet (Gemini) | No, integrado | Sí | Según plan de Workspace | Incluido en planes compatibles | Equipos en Google Workspace |
| Otter.ai | Sí | Sí | 300 min/mes | 8,33 $/mes (anual) | Transcripciones y búsqueda |
| Fireflies.ai | Sí (con opción sin bot) | Sí, +100 idiomas | Limitado | 10 $/mes (anual) | Ventas e integraciones |
| Fathom | Sí | Sí | Grabaciones ilimitadas | 16 $/mes (anual) | Mejor plan gratuito |
| tl;dv | Sí | Sí, +30 idiomas | Reuniones ilimitadas, IA limitada | 18 €/mes (anual) | RGPD y datos en la UE |
| Granola | No, desde tu dispositivo | Sí | Historial de 30 días | 14 $/mes | Reuniones con clientes sin bot |
| Notion AI | No, desde Notion | Sí | Prueba limitada | 20 $/mes (plan Business) | Equipos que usan Notion |
La gran diferencia está entre las herramientas con bot (Otter, Fireflies, Fathom y tl;dv), que se unen a la llamada como un participante visible, y las que trabajan sin bot (Granola, Notion o la función integrada de Google Meet). Las primeras son más transparentes para los asistentes; las segundas resultan más discretas, pero te obligan a avisar tú de que se está transcribiendo.
¿Qué IA para tomar notas en reuniones elegir?
Si trabajas con Google Meet
Empieza por «Toma notas por mí» si tu plan de Workspace lo incluye: no hay nada que instalar y las notas aparecen solas en tu Drive y en el evento del calendario.
Si no quieres pagar
Fathom es la opción gratuita más completa, con grabaciones y transcripciones ilimitadas. tl;dv también ofrece reuniones ilimitadas en su plan gratuito, aunque con pocas notas de IA al mes.
Si te reúnes a menudo con clientes
Granola evita que aparezca un bot en la llamada, algo que algunos clientes agradecen. Si prefieres total transparencia, Fathom o Otter muestran claramente que la reunión se está grabando.
Si la protección de datos es prioritaria
tl;dv, por ser europea y ofrecer alojamiento de datos en la UE, o la función de Google Workspace si tu empresa ya tiene contrato con Google.
Si trabajas en ventas
Fireflies destaca por sus integraciones con CRM y su análisis de conversaciones.
Privacidad: lo que debes saber antes de grabar una reunión
En España y en el resto de la Unión Europea, grabar y transcribir una reunión implica tratar datos personales, por lo que se aplica el RGPD. Algunas recomendaciones básicas:
- Avisa siempre a los participantes de que la reunión se va a grabar o transcribir, y de para qué se usarán las notas.
- Revisa la política de privacidad de la herramienta: dónde se guardan los datos y si se usan para entrenar modelos.
- Consulta con tu empresa antes de usar una herramienta en reuniones con información confidencial.
- Borra lo que no necesites: muchas herramientas permiten eliminar grabaciones y transcripciones antiguas.
Esta información es orientativa y no sustituye el asesoramiento legal. Si tienes dudas sobre un caso concreto, consulta con un profesional o con el responsable de protección de datos de tu empresa.
Consejos para sacar más partido a tus notas con IA
- Empieza la reunión diciendo el objetivo: los resúmenes mejoran mucho cuando la IA sabe de qué va la reunión.
- Di los nombres y las fechas en voz alta al asignar tareas: «Laura enviará el presupuesto el viernes».
- Revisa el resumen antes de enviarlo: la IA puede confundir nombres o malinterpretar una decisión.
- Usa plantillas: la mayoría de herramientas permiten adaptar el formato a reuniones de ventas, entrevistas o reuniones de equipo.
- Busca en reuniones pasadas: preguntar «¿qué acordamos con este cliente sobre el precio?» ahorra mucho tiempo.
Cómo hemos elaborado esta comparativa
Hemos revisado las páginas de precios, la documentación oficial y los anuncios recientes de cada herramienta a noviembre de 2026. Hemos valorado especialmente el funcionamiento en español, el plan gratuito, la presencia o no de un bot en la llamada y la protección de datos, por ser lo más relevante para usuarios en España. No hemos realizado pruebas cronometradas; los precios y límites cambian con frecuencia, así que comprueba siempre la información en la web oficial antes de contratar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la mejor IA gratuita para tomar notas en reuniones?
Fathom ofrece grabaciones y transcripciones ilimitadas en su plan gratuito. tl;dv también permite reuniones ilimitadas gratis, aunque con pocas notas de IA al mes, y Otter incluye 300 minutos mensuales.
¿Estas herramientas funcionan en español?
Sí. Todas las de esta comparativa transcriben en español, aunque la calidad puede variar con acentos marcados, ruido de fondo o varias personas hablando a la vez.
¿Es legal grabar una reunión con IA?
Depende del contexto, pero como norma general debes informar a los participantes. En la UE, la transcripción de reuniones implica tratar datos personales y está sujeta al RGPD.
¿Se pueden usar en reuniones presenciales?
Algunas sí. Otter y Granola tienen aplicaciones móviles que pueden grabar reuniones presenciales, y Google ha llevado «Toma notas por mí» también a las reuniones en persona.
¿Qué diferencia hay entre una herramienta con bot y sin bot?
Las herramientas con bot se unen a la llamada como un participante visible, lo que deja claro a todos que se está grabando. Las que funcionan sin bot captan el audio desde tu ordenador y son más discretas, pero eres tú quien debe avisar a los demás.
Conclusión
Una buena IA para tomar notas en reuniones te libera de escribir y te permite centrarte en la conversación. Si usas Google Meet, la función integrada de Gemini es lo más cómodo; si quieres una opción gratuita y completa, Fathom; si prefieres que no haya un bot en la llamada, Granola; y si la protección de datos es prioritaria, tl;dv.
Prueba primero los planes gratuitos con un par de reuniones reales y quédate con la que mejor resuma tus conversaciones en español. Si te interesa ahorrar tiempo también con documentos, consulta nuestra comparativa sobre la mejor IA para resumir PDFs o descubre más herramientas en IA para productividad.
Si quieres ir un paso más allá y enviar los resúmenes de forma automática a tu equipo, consulta nuestra guía de herramientas de IA para automatizar tareas.
Fuentes
- Google — «Toma notas por mí» en Google Meet
- Otter.ai — Precios oficiales
- Fireflies.ai — Precios oficiales
- Fathom — Precios oficiales
- tl;dv — Notas de reuniones gratuitas con IA
- Granola — Planes individuales
- Notion — Precios
Los precios, límites y funciones de estas herramientas cambian con frecuencia. Antes de contratar cualquier plan, comprueba la información actualizada en la web oficial de cada servicio.
